为了让大家带着好心情开始一天的工作，老板交代前台小姑娘每天比大家提前十分钟上班，为大家播放能量音乐，并规定：领导们在上午不准批评人、同事之间不能说负面的话，要相互鼓励。下午下班前的半小时统一交流讨论“问题”。以便更加高效的工作。职场中，上司以及老板都喜欢“高效”。给员工安排任务时，总是希望执行力高、进度快反馈好；评估员工表现时，也常拿“效率”作为衡量标准。然而，今天这刚到中午，业务部的刘主管就忍不住把佳妮叫到办公室批了一顿。狂暴的声音让所有人都把脖子缩了缩。为了“高效”我们公司除了财务室其它办公室都是没有门的，于是便见刘主管一边暴走一边咆哮:“你说让我说你什么好？还有3个小时就要和客户见面！你就给我这样的方案？我给你了3天时间的好吗？还自作主张加上你的想法，你的想法值几个钱？我要的是数据！数据！”佳妮满脸委屈眼含泪花地回到座位上对安慰她的李姐说：“我也很忙啊，天天加班处理那么多客户的事情！为了完成这个临时任务，我昨晚都通宵，今早还没吃饭呢！”原来，3天前刘主管交代佳妮整理一份新品推广方案，他要带给客户看。这个客户特别重要，如果合作顺利将会使整个华南区业绩水平线拔高一大截。佳妮忙完自己手头上的工作之后，终于在昨天晚上抽出时间熬了一个通宵，又是查资料，又是核对数据，才把方案准备好。还很贴心的阐述了自己的见解。但是主管却一点儿都不领情，不但说她效率低，还骂她不严谨，敷衍了事！为什么一向稳重温和的刘主管会如此大动肝火呢？因为佳妮犯了两个错误：1.效率低：工作任务拖到了最后才上交，没有给领导预留优化调整的时间。2.沟通不到位：不明白任务具体的要求，遇到问题也不反馈。因此，虽然佳妮很辛苦地通宵把任务完成了，也得不到肯定，没有帮领导解决问题，反而带来了麻烦。这些也正是我们日常工作时常犯的错误。领导给我们任务后，我们往往是先回复“收到”，然后主观判断它的轻重缓急。如果自己觉得事情很紧急，我们通常立行动；如果自己觉得：嗯，还可以再拖一拖，然后，一看快到领导要求的最后时限了才火急火燎赶工。结果自己不停的救火也逼得上司跟着救火。那么他自然会认定你敷衍了事、效率低！01什么是高效？在百度上“高效”指的是：在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。简单直白点说就是：完成任务又对又快。“做得对”是前提。若你用了很长时间把任务完成很棒，领导会评价你做事质量高，但是不会说效率高；若你很短时间就做完了任务却没把事做对，领导更不会看在你动作快的份上表扬你效率高，反而可能会说你没有认真思考。若你又拖了时间，又没把事情做好，那领导肯定认为你是敷衍了事。这其中的关键点就是，我们没有花时间去思考和分析任务：如何才能够快速做好任务，真正的帮领导解决问题。02当我们接收到一项任务时，应该怎么做才能真正高效的把工作任务完美解决呢？：首先对任务进行分析：如图，我们可以从目标、信息、人脉、方法、预案这五个维度，针对任务进行思考分析。（1）目标3问：我们要解决一个什么样的问题？我们为什么要解决这个问题？要达到什么目标（结果）？目标不同意味着动机不同，操作方法自然有所侧重。比如，佳妮做的推广方案，在主管的要求中，是要拿给客户看的，最终目的是为了达成成交，完成业绩。这就要表现出专业严谨，让客户看到公司的整个规划是非常成熟、周全的，对合作也是非常重视。而任何个人化的、带有主观色彩的字眼都会让整个方案效果大大折扣。换言之，如果这个方案只是为了给内部人员用来讨论、碰撞，就可以加上自己的见解和分析，相当于抛砖引玉的作用。所以，佳妮的正确做法是要像主管最后提点的那样：在客观角度专业阐述，用数据说话。而当我们不明确任务背后目标时就要问：问自己、问发下任务的人。这就涉及到掌握信息。(2)信息：与任务相关的信息你知道些什么？还有什么不知道不明白的？我知道的能帮我做出足够判断吗？不知道的部分去哪寻找答案？而佳妮只知道要做推广方案，却不懂去问：做方案的目的？公司对新品投放的规划和布局是什么？与客户的合作重心放在哪？……因此，详细了解信息至关重要。信息的作用，就是为了帮助我们消除各种不确定因素，避免盲目开展行动，结果徒劳无功。在这个过程当中，我们也不能抱怨领导不知道把事情交代清楚。对领导来说，他只负责下达任务和要求结果。而中间的程序是需要我们要站在领导的角度去思考发问、挖掘。记住，如果领导能够交代清是合情，不交代清楚是合理。(3)人脉：与任务相关的人都是谁？有谁能帮我？很多时候，我们都想着：哪怕工作很难完成，我们也要死磕到底，就算结果不好，领导也会看到自己的努力精神。但不幸的是，这种努力廉价而无用。每个人都有擅长领域和短板，当遇到困惑时，我们要学会利用身边的人脉以及相关的资源帮助自己解决问题。比如同事、比如领导甚至老板或者客户。都可以直接和间接成为你的助力。与其自己愁掉头发在那死磕，不如寻求帮助。(4)方法：巧用工具和方法可以提高工作效率。就像我们选择交通工具一样，不依赖习惯，不选择看起来成本低但实际很贵的方法。现在有很多很具人性化的高科技可以让我们百倍的提高效率：比如之前我们打字只能一个一个的扣出来，而现在AI智能可以让鼠标替我们打字，你只需要说话就好了，一切电脑上面的操作，鼠标都可以听着你的语音指示来完成，它的打字速度比你的手快倍。假如一件事让你做得很吃力很辛苦，那一定是方法出了问题或者用了不对的工具。从而浪费了精力和宝贵时间。所谓，方法不对，努力白费。在错误的道路上努力，只能错得更远。(5)预案：一定要提前考虑多个方案以备不时之需，应对突发状况。优秀的人，总是能够在变化发生之前就看到这种可能性，并做好相关预案。接到工作任务，进行过“战略”上的分析，如何在战术上去执行并也获得胜利呢？案例：老板对策划经理阿奇说：你去安排布置一下，我要给经销商开个会议。阿奇该如何做呢？首先，第一步：目标确认1.确认老板的需求：是联谊会还是培训会？是在会议室举办还是在酒店举办？不同的会议性质，需要准备的物料不同。联谊会可能需要打造一个轻松的氛围，而培训会必须显示出公司的专业。在公司会议室举办的话，准备就比较简单。在酒店举办需要考虑到经费、布场以及多方协商等问题。2.确认任务相关的时间点：会议定在哪一日？会议几天？每天何时开始合适结束？这些时间的规划决定着会议流程和客户行程的安排，相关的细节问题没有明确的时间规划指引会非常麻烦。其实，平时工作中，就算是领导让你复印文件，你也应该多问一句：您什么时候需要这份文件？与任务相关的时间点非常关键。3.确认进度及反馈节点：由于是经销商会议，中间涉及很多细节和多个部门之间的协商，这个过程一定会有多次反馈才能有完整而可行的方案，因此要把握好反馈的时间，可以跟老板商议好反馈频率、时间点及反馈内容。哪些情况你可以全权处理，哪些是老板需要过问的？然后根据情况，定期汇报工作进度,一方面让领导随时了解整个任务的进度,一方面在你遇到问题时，他能及时效地指点调整。第二步：掌握信息经销商的行程都确定了吗？名单在谁那儿？一共有多少人？有谁来负责接待？届时将下榻在哪个酒店？有没有带家属的经销商？房间预订得如何？是否都参加过类似的会议？当时的反响是怎样的？曾经有无来公司总部参观过？这类的问题可以更好的帮助阿奇做出机动灵活的方案，并在之前类似活动的基础上提高活动的好评率，对经销商们传递出专业高效、值得信赖的印象，更好的展现公司的综合形象。第三步：调动人脉资源。以阿奇一人之力，肯定没有办法把整个会议扛下来。在这个策划方案的过程当中必须跟整个公司各部门进行协调合作。所以一定要详细列出参与合作的部门及相关负责人员名单：经销商行程对接负责人：迎宾接待负责人会议主持人会议设备调试负责人机动应急负责人老板的会议内容PPT及音乐准备物料采购负责人会议当天一共需要多少个人员岗位才能保证会议顺利进行？公司里都谁擅长此方面（音响师、控光师、速记员、跑麦员等等）？……与相关人员沟通协商后，制定出对应的流程、执行内容及时间安排表，标注好注意事项，阿奇才能全面统筹规划，在这个过程中，他并不是每个环节都非常擅长，所以要找出相关擅长的人员帮助他、与他配合，最终才能完成老板交给他的任务。第四步：找到合理合适的方法或者工具，提高效率.比如，会议现场是用电话互相传达信息还是用对讲机？采购物料是让人直接送上门还是亲自去采购？预算经费是让财务部专业人员帮忙还是自己死磕？制作整个大会流程是让整个部门分工合作还是自己一个人独自完成？第五、推算过程，准备预案：由于经销商人数多、整个会议流程繁杂、细节化环节多，肯定会出现很多突发状况，那么就需要预备应急方案。比如经销商来自全国各地，到达公司总部对时间肯定不相同，如何做才能表现出公司的热情和重视呢？一个活动方案肯定不行，因为无法预料现场是什么情况。又比如，酒店会议室投影仪是4：3，但万一老板忘了这个细节，做的PPT不是这比例尺寸怎么办万一老板的电脑无法连上酒店投影仪呢？为老板要求的特殊音乐无法兼容呢？如果经销商在会议期间，有个别人会有不舒服如感冒发烧之类怎么办？……所以，如果前期没有充分分析并做出足够的预案，那么后期发生的所有问题，都会让你慌乱不堪，忙中出错。反之，如果我们在面对任务时，能够在综合整个任务的目的、信息、资源和方法的基础上去反复推算，就能在面对突发的紧急状况下，不慌不忙地启动第二第N方案。：第一时间执行任务爱因斯坦曾经说过：“如果给我1个小时解答一道决定我生死的问题，我会花55分钟弄清楚这道题到底在问什么。一旦清楚他到底在问什么，剩下的5分钟足够回答这个问题。”写文案如此，接到工作任务更是如此。因此当分析好任务后，做出具体的方案反馈给领导，得到回复即马上按部就班去执行就可以了。把方案中的每一个事项都列出来，完成一个划掉一个。第一时间完成任务，才有足够的时间去完美！如果遇到问题，及时进行沟通交流，并主动对任务下达人进行反馈，把遇到的困难及需要的帮助如实及时摊开，才能有效解决，为你最终完美完成工作任务打好基础。麦肯锡有个顾问叫大岛祥誉，有天，领导交给他一个任务：调查主要金融机构的现状与动向。他当场就确认了这项工作的目的、期限等相关情况。接着，第二天又和领导确认了这项工作的重点调查方向，并且做了调查计划，再一次进行反馈：“这次，我准备从各大金融机构的经营战略与营收效益之间的关系入手，调查金融机构成功的关键。同时，对各银行的规模、收益结构、经营战略、财务状况进行分析，你看这样行吗？”领导回复“可以”，于是，大岛祥誉就立马着手展开了具体调查并获得了使领导满意的结果。由此可见，重要的工作任务在执行落地时一定要多次反馈，才能更顺利执行，达成领导预期的结果。03综合及小结：接受任务后高效完美地完成，步骤如下：1.按照目标、信息、人员、方法和预案这5个方向全面分析预演并作出相关流程方案；2.方案做好要跟领导进行确认，然后抓紧时间执行落地。执行过程中要多次主动反馈、遇到困难要及时寻求帮助解决问题。此外，如果工作结束后,能对工作进行总结复盘,那将会更加完美！按照以上步骤，静心梳理，相信我们每个人都能把工作做得尽职尽责、尽善尽美！
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